Checkliste für das Instant Home Office
UPDATE: Dieser Beitrag wurde während des Corona-Lockdowns 2020 geschrieben und richtet sich hauptsächlich an Angestellte.
Aber: auch wenn du dir grad ein Business als Selbstständige aufbaust, kannst du von dieser Checkliste profitieren.
Wenn du direkt in die Umsetzung gehen willst, nimm diese Abkürzung.
Viel Spaß beim Lesen!
Covid19 verändert zur Zeit all unsere Räume der Zusammenarbeit. Teamräume verlagern sich ins Virtuelle, wer kann, arbeitet vielleicht schon von zuhause aus.
Viele Unternehmen richten sich zur Zeit drauf ein, ihre Mitarbeiter:innen ins Home Office zu schicken, oder haben es bereits getan.
Doch was ist, wenn ich nicht unbedingt darauf eingestellt bin, remote zu arbeiten?
Wie richte ich mich auf die Schnelle ein, damit ich nicht – eh ich mich versehe – im Wäschekeller mit Laptop auf dem Bügelbrett lande? Und wie halte ich zudem den guten Kontakt zu meinem Team über die Ferne aufrecht?
Ich bin mir sicher, dass Arbeitgeber:innen zur Zeit alles daran setzen, ihre Mitarbeiter:innen bezüglich neuer Entscheidungen auf dem aktuellsten Stand zu halten.
Und auch dabei zu unterstützen, eine gute Arbeitsumgebung im Privaten zu gewährleisten.
Hier trotzdem schon meine Tipps für das Instant Homeoffice, für die Übergangszeit.
Diese beruhen auf meiner Arbeit als Raum-Designerin und auf meiner eigenen Erfahrung (arbeite selbst abwechselnd im Homeoffice und im Coworkingspace).
1. Auswahl des richtigen Arbeitsortes
Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Ich kann mir entweder einen festen Arbeitsplatz im eigenen Zuhause einrichten, oder aber mobil blieben und mit dem Laptop immer mal woanders (z.B. am Esstisch) sitzen.
Jeder Arbeitgeber hat hier eigene Richtlinien (vor allem den Datenschutz betreffend), die es vorher zu klären gilt.
Jeder kennt das Bild vom traurigen Schreibtisch im Keller. Wer sich einen Ort für das Homeoffice sucht, sollte unbedingt (Biorhythmus!) versuchen am Tageslicht zu bleiben.
Optimal steht der Schreibtisch seitlich zu einem Fenster. So wird man nicht vom Licht geblendet, das Sonnenlicht scheint zudem nicht direkt auf den Bildschirm.
Der Blick aus dem Fenster zwischendurch tut zudem den Augen gut um sich vom Bildschirm zu erholen, gute Ideen fließen mit Weitblick ohnehin besser.
Wenn meine Wohnung sehr klein ist und der Platz begrenzt, gibt es vielleicht die Möglichkeit eine Arbeitsumgebung in eine Nische einzupassen.
Bei uns zuhause integrieren wir derzeit einen Arbeitsplatz inkl. Drucker und Licht in einen Einbauschrank, der dann praktischerweise sogar abzuschließen ist.
2. Ausstattung
Bei der Beleuchtung deines Arbeitsplatzes ist eine Kombination aus Tageslicht sowie künstlichem indirektem und direktem Licht optimal.
Achte auf eine gute Allgemeinbeleuchtung des Raumes (z.B. über Deckenleuchte) und eine direkte Beleuchtung des Schreibtisches mit einer Schreibtischlampe.
Achtung: Inselbeleuchtung (nur den Schreibtisch beleuchten, ansonsten ist der Raum eher dunkel) sollte vermieden werden.
Wer viele Stunden am Schreibtisch sitzt, sollte definitiv auf einen rückenfreundlichen Sitzplatz achten.
Wer keinen typischen Schreibtischstuhl mit Rollen an seinen Esstisch stellen möchte: es gibt auch höhenverstellbare Stehhocker mit beweglicher Sitzfläche.
Diese integrieren sich gut in jeden Wohnraum, nehmen nicht viel Platz weg und man bleibt immer schön in Bewegung.
Beim Tisch bitte auf die optimale Schreibtischhöhe von 74 - 76 cm achten. Jetzt nicht auf die Idee kommen, auf dem Sofa sitzend am Couchtisch zu arbeiten. Das ist nur für eine kurze Zeit witzig.
Zur technischen Ausstattung hat jedes Unternehmen seine eigenen Vorgaben, was benötigt wird und was datenschutzrechtlich safe ist. Dies muss vorher abgeklärt sein, in vielen Fällen ist es auch so, dass der Heim-Arbeitsplatz vom Arbeitgeber eingerichtet wird.
Damit gut mit anderen kommuniziert werden kann, ist stabiles Internet, sowie eine Webcam samt Headset unerlässlich.
Zahlreiche digitale Tools bieten sich für die Zusammenarbeit über die Ferne an. Ich arbeite z.B. gern mit Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Trello und Zoom.
Dieser Artikel gibt auch noch einen guten Überblick über Tools für Remote Worker.
3. Tagesstruktur
All die Dinge tun, die man sonst auch macht, bevor man ins Büro fährt: duschen, anziehen, frühstücken.
Wer mag, geht noch eine Runde um den Block, um einen Büroweg zu haben und frische Luft zu schnappen. Oder man hat sowieso noch den Weg in den Kindergarten / zur Schule der Kinder vor sich, bevor der Arbeitstag beginnt.
Alles, was Hausarbeit betrifft, möglichst auf die Zeit vor oder nach der Erwerbsarbeit legen, um länger konzentriert an einer Sache arbeiten zu können, sowie für die Kolleg:innen erreichbar zu sein.
Es fühlt sich zudem einfach komisch und unprofessionell an, wäscheaufhängend mit einem Kunden zu telefonieren.
Darauf achten, Pausen zu machen und zu dieser Zeit bewusst den Arbeitsplatz verlassen.
Eine Runde spazierengehen ist immer eine gute Idee.
4. Trennung Arbeit / Privatleben
Wenn die Möglichkeit besteht, ein abgeschlossenes Arbeitszimmer einzurichten: super!
Abends zu einer gewohnten Zeit Feierabend machen, alles herrichten für den nächsten Tag, Computer aus, Tür hinter sich schließen.
Wer nomadengleich den einen Tag am Esstisch, den anderen Tag auf der Terrasse arbeitet, sollte ähnlich vorgehen, um den Arbeitstag abzuschließen:
Am besten alle Arbeitsutensilien, inklusive Laptop in eine Tasche stecken und diese z.B. in den Flur / Garderobe stellen.
Dies bietet sich insbesondere für Menschen wie mich an, die mal zuhause, mal im Coworkingspace, mal beim Kunden arbeiten. Der ganze Arbeitsplatz-to-Go befindet sich mobil in einer Tasche.
5. Team bleiben
Die eine Sache ist, den Arbeitsplatz zuhause zu organisieren.
Nicht vergessen sollte man dabei, dass man auch als (nun räumlich verteiltes) Team weiterhin gut zusammenarbeitet.
Dazu gibt es hier noch ein paar brandheiße Tipps von meiner sehr geschätzten Projektpartnerin Nicole Driemeier (goodwerk), die sich als Unternehmensberaterin und Personalentwicklerin bestens mit dem Thema auskennt:
Zusammenarbeit reflektieren
Jetzt ist die Zeit, die Zusammenarbeit aktiv zu besprechen und zu hinterfragen, z.B. durch 1x die Woche Videokonferenz, um zu besprechen, wie gut die remote Zusammenarbeit funktioniert.
Was stört? Welche Tools helfen? Wie oft stimmen wir uns per Telefon, Videokonferenz ab, etc.
Den Überblick behalten
Es hilft, ein gemeinsames morgendliches kleines Meeting per Videokonferenz:
Was steht heute an? Wer braucht wobei Hilfe? Wie haben die Sachen geklappt, die wir uns gestern vorgenommen haben?
Wichtig kann auch sein, eine gemeinsame Übersicht über Projekte, Deadlines etc. zu haben.
Ob als Projektplan, Excel-Timeline oder die Post it Wand im Hintergrund bei jemandem aus dem Team, die gemeinsam wöchentlich upgedated wird.
Es ist wichtig, dass ihr, auch wenn ihr euch im Büro nicht seht, weiterhin versteht, wie eure Arbeiten und Projekte zusammenhängen und zu sehen, wie die Themen der Kolleg:innen sich entwickeln.
So motiviert man sich gegenseitig und bekommt nicht so schnell das Gefühl, alleine zu kämpfen.
Einfach mal quatschen
Trefft Euch zum gemeinsamen Mittagessen per Viko (Videokonferenz) oder richtet für die eher unproduktive Zeit eine halbe Stunde Kaffeezeit ein, in der sich alle per Viko treffen können, die Lust und Zeit haben und die sonst auch den Schnack in der Kaffeeküche brauchen.
Das soziale Miteinander ist für Mitarbeiter:innen wichtig.
Wenn ihr konkrete Zeit dafür einräumt, dann habt ihr für dieses Bedürfnis einen Kanal geschaffen und es entlädt sich nicht so schnell in Chats und Whatsapp-Gruppen.
Updates geben
Denkt daran: Unser Gehirn funktioniert nach dem Spruch „Aus den Augen aus dem Sinn“.
Deshalb sprecht regelmäßig miteinander.
Als Mitarbeitende: Haltet Eure Führungskraft auf dem Laufenden.
Woran arbeitet ihr? Wo könnt ihr aktuell Hilfe gebrauchen oder was ist aus eurer Sicht im Projekt jetzt wichtig?
Und als Führungskraft: Konzentriere dich umso mehr auf die Ergebnisse.
Es fällt vielen Führungskräften schwer, Kontrolle abzugeben und nicht zu wissen, was die Mitarbeiter:innen zu Hause den ganzen Tag machen.
Umso wichtiger ist es, dass du dich darauf konzentrierst, was das Ergebnis ist, das Mitarbeiter:innen erreichen sollen.
Besprich regelmäßig mit deinem Team das Erreichte, nicht das, was den Tag über gemacht wurde.
Und wenn dann die Ergebnisse stimmen, ist es unerheblich ob der Mitarbeiter zwischendurch noch einkaufen gegangen ist.
Sprecht miteinander
Ihr seid alle erwachsene Menschen und verantwortlich, diese Situation gemeinsam zu meistern.
Wenn du dich als Mitarbeiter:in alleine gelassen fühlst – sprich mit deiner Führungskraft und mache deutlich, was du von ihr oder dem Team an Austausch brauchst.
Wenn du als Führungskraft das Gefühl hast, einige Kolleg:innen nutzen die Zeit aus, sprich an, woran du das festmachst.
Lege gemeinsam mit dem Team transparent Ergebnisse fest und besprich offen und ehrlich, wie sehr diese erreicht wurden.
Kommunikationskompetenz und die Fähigkeit, einen gemeinsamen neuen Weg zu finden, ist jetzt wichtig. Lasst euch darauf ein und besprecht zusammen, wie eine gute Zusammenarbeit aussieht.
Ich hoffe, diese Checkliste hilft möglichst vielen Menschen weiter, die sich durch die aktuellen Umstände in einer Umbruchphase befinden. Sowohl Angestellten und Führungskräften, als auch Freiberufler:innen, Selbstständigen und Solopreneur:innen.
Wenn du direkt weiter in die Umsetzung gehen willst, aber noch einen konkreteren Leitfaden brauchst, schau dir hier meinen Selbstlern-Kurs Home2Office an. Mit diesem Onlinekurs realisierst du dir Schritt für Schritt dein perfektes Homeoffice – von Grund auf an deine individuellen Bedürfnisse angepasst.